Til Food Folk Norge AS sine leverandører

Food Folk Norge AS går over til å kun motta elektroniske fakturaer fra 13. juni 2022. Det betyr for deg som leverandør at du fremover kun kan sende elektroniske fakturaer og kreditnotaer til vårt EHF-nummer.
Det betyr, at du som leverandør til Food Folk Norge AS, fremover må anvende elektronisk fakturering og sende fakturaer og kreditnotaer til vårt EHF-nummer i faktura format Peppol eller EHF 3.0.

Mulighet for manuell innsending av elektroniske fakturaer og kreditnotaer
Dersom du skal kun sende et mindre antall med fakturaer til overstående juridisk enhet, kan du velge å legge fakturaene inn via vår portal: https://ehfportal.no/foodfolk/. Portalen vil være gratis for våre leverandører å bruke. Portalen administreres av Efacto AS. Det eneste du trenger å gjøre er å registrere deg som leverandør til Food Folk Norge AS til høyre i formularet i portalen.

Dersom du har et økonomisystem som kan sende e-faktura direkte så kan denne løsningen velges.

Har du spørsmål om innsendelse av e-fakturer/kreditnotaer?
Kontakt oss gjerne ved spørsmål på e-post til vårt regnskapskontor: fss@dk.mcd.com

Viktig informasjon og krav til innhold på fakturaen
Om krav til innhold på en faktura ikke oppfylles så forbeholder Food Folk Norge AS seg retten til å avvise fakturaen.

Fakturaer/kreditnotaer skal alltid sendes til overstående EHF nummer.

Referanse - SKAL påføres faktura/kreditnota
Referanse på faktura skal alltid påføres. Se eksempel under. I eksemplet skal «XXXXX» være 2 første bokstav i fornavn og 3 første i etternavn på bestiller. «NNNNN» fullt navn på bestiller hos Food Folk Norge AS. Dersom du ikke har en referanse, ta kontakt med din kontaktperson hos Food Folk Norge AS.

Referanse skal plasseres i feltet:
<cbc:BuyerReference> (Peppol)

Slutt med faktura på papir og e-mail

Fakturaer og kreditnotaer, som sendes papir eller pr. e-mail til oss, vil ikke bli behandlet. Fakturaene vil bli returnert til leverandør og bedt endret til e-faktura. De vil deretter bli behandlet og betalt etter intern godkjenningsprosess.

Dersom du som leverandør ikke har mulighet til å sende e-faktura så er alternativet å sende faktura/kreditnotaer som PDF til vår RPA skanning mail: scanning+foodfolk@nemportal.dk.
RPA skanner er automatisk, og innsendt vil derfor ikke bli behandlet av mennesker. Mail kan derfor kun brukes til faktura og kreditnotaer som oppfyller nedenfor stående krav.

Krav til fakturaer/kreditnotaer sendt som PDF

• Det kan kun sendes en pdf pr faktura. Faktura og vedlegg må derfor sendes som en PDF. Om ikke blir e-post automatisk avvist.
• Inneholder email flere fakturaer så må hver faktura ha eget navn. Hver PDF-fil må kun inneholde en faktura/kreditnota.
• Filene kan ikke sendes i et zip. format
• Det er ikke mulig å sende i et annet formater enn PDF (PDF-Format: PDF-A).
• Dersom E-mail inneholder andre vedlegg (inklusive firmalogo som konverteres til et vedlegg) blir e-posten avvist.
• Maksimal størrelse pr. e-post er 10 MB
• PDF side størrelse må ikke overstige et A4 eller Letter format

Skanning e-post avviser alle dokument som ikke oppfyller kravene og oversendt blir derved ikke behandlet.
Alle spørsmål, purring og kontoutdrag sendes til vårt regnskapskontor: fss@dk.mcd.com.